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Property Management
Verwaltung mit Sachverstand

Im Zuge des Property Managements kümmert sich die Hanse Quartiersmanagement GmbH um alle Verwaltungsfragen Ihrer Immobilie. Wir sind in der Lage, sämtliche Interessen in Bezug auf Ihre bestehenden und künftigen Mietverhältnisse zu übernehmen und erbringen alle Leistungen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns.

Unser besonderes Augenmerk liegt auch im Property Management auf der ganzheitlichen Betrachtung Ihrer Immobilie und dem Erreichen Ihrer strategischen Ziele. Unser Know-how und unsere langjährige Erfahrung im Property Management tragen einen wichtigen Teil zur Werterhaltung und Wertsteigerung Ihrer Immobilie bei.

Unsere Property-Management-Leistungen

Mietvertragsmanagement

Wohn- und Gewerbemietverwaltung, Gastronomie und Retail sowie Logistik, Erstellen und Verwalten der Mietverträge.

  • Die Hanse Quartiersmanagement GmbH vertritt die Interessen der Eigentümer und Auftraggeber und ist direkter Ansprechpartner für Gewerbe- und Wohnungsmieter sowie Pächter. Wir tragen Sorge dafür, dass die Mieterzufriedenheit gewahrt bleibt, die vertraglichen Vereinbarungen wie z.B. Mieterhöhungsmöglichkeiten, Optionsvereinbarungen oder besondere Vereinbarungen durchgeführt werden, die Hausordnung durch alle Mieter eingehalten wird und gesetzliche Vorgaben beachtet werden.
  • Wir führen in Absprache und nach Vorgabe des Auftraggebers Mietvertrags- und/oder Nachtragsverhandlungen durch und übernehmen die Verantwortung für die Übergabe, Vorbesichtigung und Abnahme der Mietflächen. Hierüber werden entsprechende Protokolle und Dokumentationen erstellt und dem Auftraggeber zur Kenntnis vorgelegt.
  • Direkter und regelmäßiger Kontakt zu Mietern, ob privat oder gewerblich, ist für uns eine Selbstverständlichkeit, denn eine gute Bindung und Kommunikation sorgt für eine hohe Zufriedenheit im Objekt und führt zu einer geringeren Fluktuation. Langfristige Mieter steigern gerade im gewerblichen Bereich die Wertigkeit der Immobilie, sowohl im Innen- als auch im Außenverhältnis.
  • Auf Wunsch übernimmt die Hanse Quartiersmanagement GmbH darüber hinaus die kontinuierliche Pflege der Stammdaten und die Sicherung der Mietsicherheiten.
WEG Verwaltung

Eigentümerversammlungen, Wirtschaftspläne und Abrechnungen, Organisieren von Reparaturen und Instandhaltung.

  • Die Hanse Quartiersmanagement GmbH tritt ebenfalls als Verwalter für Wohnimmobilien auf und betreut das Gemeinschaftseigentum der Immobilie in direktem Kontakt mit dem Beirat gemäß den Wünschen und Interessen der Eigentümergemeinschaft, unter Wahrung der gesetzlichen Vorgaben.
  • Zur professionellen Verwaltung zählen u.a. die Umsetzung der Teilungserklärung und Wahrung der Hausordnung, die Durchführung jährlicher Versammlungen und die Erstellung der Hausgeldabrechnung.
  • Auch hier ist sowohl die kaufmännische als auch die technische Seite der Immobilie zu betrachten und die gesetzlichen Anforderungen sind durch regelmäßige Kontrollen und enge Kommunikation mit dem Beirat und den Eigentümern sicherzustellen. Hierzu zählen auch die laufende Instandhaltung und Instandsetzung.
  • Die Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft hat ebenso zeitnah zu erfolgen wie die Verwaltung und Durchführungen von Zahlungen und die Erstellung von Wirtschaftsplänen.
  • Die Belegprüfung im Vorfeld der Erstellung der Hausgeldabrechnung ist ebenso Voraussetzung einer guten Zusammenarbeit mit dem Beirat wie regelmäßige Treffen zur Wahrung der Kommunikation.
Objekt- und Finanzbuchhaltung

Buchen von laufenden Geschäftsvorfällen, Bearbeitung von Rechnungen und Prüfung auf Wirtschaftlichkeit und Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

  • Zur Objekt- und Finanzbuchhaltung gehört die Buchung aller laufenden Geschäftsvorfälle auf Ebene der Kreditoren und Debitoren. Wir übernehmen nach vertraglicher Vereinbarung die Verantwortung für die wiederkehrende Sollstellung und Buchung der Mietzahlungen und Vorauszahlungen und tragen darüber hinaus Sorge für rechnerische Weiterbelastungen von Objektkosten. Wir führen vereinbarte Lastschriften durch und übernehmen die Verantwortung für die laufende Buchung der Zahlungseingänge.
  • Weiterhin bieten wir im Zuge der Finanzbuchhaltung die Bearbeitung laufender Rechnungen für das Objekt und dessen Versorgung und Betrieb an. Hierzu zählen die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung, die Erfassung sowie die Veranlassung der Zahlung unter Berücksichtigung etwaiger Skonto- oder Rabattvereinbarungen.
  • Auf Wunsch trägt die Hanse Quartiersmanagement GmbH laufend dafür Sorge, dass das Bankkonto eine ausreichende Liquidität aufweist, und steht möglichen Finanzdienstleistern des Auftraggebers klärend zur Verfügung.
Forderungsmanagement

Überwachen von Zahlungseingängen, Mahnwesen und Unterstützung bei Klageverfahren.

  • Erweiternd zur Mietvertragsverwaltung und zur Finanzbuchhaltung ist eine Kernaufgabe des Property Managements selbstverständlich auch die Überwachung der monatlichen Zahlungseingänge der Mieter. Hierzu werden monatliche Saldenüberprüfungen vorgenommen und säumige Mieter zur Zahlung aufgefordert. Die Mitarbeit bei weiterführenden Mahnverfahren oder Klageverfahren durch Bereitstellung von Unterlagen und/oder Korrespondenz mit dem Anwalt des Auftraggebers ist hierbei selbstverständlich. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus in der Lage, mit dem säumigen Mieter Ratenzahlungen oder Stundungen zu vereinbaren, und stellt sicher, dass die getroffenen Vereinbarungen eingehalten werden.
Nebenkostenabrechnung

Erfassen und rechtskonforme Verteilung der umlegbaren und nicht umlegbaren Nebenkosten inklusive Abrechnung.

  • Durch die Hanse Quartiersmanagement GmbH wird jährlich die Abrechnung der Bewirtschaftungskosten mit den Mietern anhand der entstandenen Kosten und der geleisteten Vorauszahlungen erstellt. Die HQM ist hierbei angehalten, unter Berücksichtigung der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben, im Interesse des Auftraggebers die bestmögliche Umlage zu erzielen.
  • Im Zuge der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sorgt die HQM ebenfalls für die Erstellung der Heizkostenabrechnung und passt die Vorauszahlungen an die Gegebenheiten an. Damit zusammenhängend stellt die HQM sicher, dass die Abrechnungsergebnisse entsprechend gezahlt werden, und bearbeitet eingehende Einsprüche.
Hausgeldabrechnung

Erstellen von Wirtschaftsplänen unter Berücksichtigung der Besonderheiten der jeweiligen Immobilie, Abrechnung gemäß der Teilungserklärung.

  • Aufgabe des Verwalters einer WEG ist selbstverständlich auch die Erstellung der Hausgeldabrechnung anhand der im abgelaufenen Wirtschaftsjahr entstandenen Kosten rund um die Immobilie und der geleisteten Hausgeldzahlungen. Hierbei wird ebenfalls immer zwischen den umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten differenziert, um die Weiterbelastung der Kosten den vermietenden Eigentümern so einfach wie möglich zu machen.
  • Im Zuge der Erstellung der Hausgeldabrechnung erstellt die HQM als Verwalter anhand der laufenden und geplanten Kosten einen Wirtschafsplan zur Bestimmung der Hausgeldzahlungen und plant hier ebenfalls ja nach Objektalter und -typ auch die Instandhaltungsrücklage.
Vermietung

Verschiedene Dienstleistungen rund um die Neuvermietung – inkl. Besichtigungen, Vertragsvorbereitung, Übergaben usw.

  • Die Hanse Quartiersmanagement GmbH sorgt für Sie für ein volles Haus und übernimmt auf Wunsch die Neuvermietung der Wohn- und Gewerbeflächen, entweder aufgrund von Erstvermietung oder aufgrund von Kündigungen laufender Vertragsverhältnisse oder Veränderungswünschen des Mieters.
  • Die Vermietung erfolgt je nach Wunsch und in Absprache mit dem Auftraggeber intern oder mit externen Vertriebspartnern.
  • Die Hanse Quartiersmanagement GmbH ist dabei für die Mietinteressenten Ansprechpartner und sie führt koordinierte Besichtigungstermine durch. Die Einholung der notwendigen Interessentenunterlagen liegt ebenso im Verantwortungsbereich der HQM wie eine professionelle Vorauswahl potenzieller Neumieter.
  • Die Verträge können nach den gesetzlichen Vorgaben im Hause der HQM erstellt werden. Individuelle Vorgaben der Eigentümer können ebenso einfließen wie Sondervereinbarungen mit den neuen Mietern.
  • Zum Vermietungsprozess gehört ebenfalls die Übergabe der Mietfläche und ggf. die Betreuung oder das Mitwirken bei vertraglich vereinbarten Ausbau- oder Umbauwünschen.
  • Gerade Gewerbemietverträge werden meist mit Vertragsoptionen abgeschlossen und so liegt es im Verantwortungsbereich des Property Managers, wenn nötig, rechtzeitig Kontakt mit Mietern aufzunehmen, deren Optionsausübung ansteht oder deren Mietvertragslaufzeit ausläuft. Hier nehmen wir im Interesse des Auftraggebers die Verhandlungen mit dem Bestandsmieter auf und vereinbaren ggf. notwendige Nachträge.
Reporting

Einnahmenüberschussrechnungen, Budgetverwaltung und Budgeterstellung – variable Gestaltung.

  • Das Reporting ist ein wichtiger Bestandteil des Management-Vertrages und kann nach Abstimmung mit dem Auftraggeber regelmäßig stattfinden. Der Umfang des Reportings wird durch den Auftraggeber festgelegt.
  • Das Reporting ist Grundlage für ein gutes Asset-Management und wird nach Wünschen des Kunden umgesetzt und dargestellt. Was an Zahlen benötigt wird, wird geliefert, damit Ihre Immobilie für Sie immer transparent ist und Sie Vertrauen in unser Handeln haben.
  • Auf Wunsch erstellen wir zum Jahresende eine Budgetplanung für das kommende Wirtschaftsjahr, aus welcher der Auftraggeber die zu erwartenden Kosten ersehen kann. Weitere Reports oder Planungsunterlagen können zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer vereinbart werden.
Management des laufenden Gebäudebetriebs

Überwachung und Optimierung des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements, Prüfung von Leistungsvergaben und Nachhalten von Dienstleistungsverträgen.

  • Im direkten Innenverhältnis ist die Hanse Quartiersmanagement GmbH hier zur regelmäßigen Selbstkontrolle verpflichtet. Die technische und infrastrukturelle Dienstleistung wird im Haus erfüllt und somit besteht ein direkter Kontrollweg zwischen dem Haustechniker, der Reinigungs- und Pflegeleistung und dem Property Manager.
  • Kurze Wege und direkte Kontakte dienen dazu, die Qualität des Objektes zu jeder Zeit zu gewährleisten, und regelmäßige Termine intern und vor Ort helfen, die Arbeitsabläufe optimal zu gestalten. Darüber hinaus ist der Property Manager dafür verantwortlich, regelmäßig die Versorgungsleistungen auf Wirtschaftlichkeit hin zu prüfen. Dazu gehören auch externe Dienstleistungsverträge, die über regelmäßige Marktvergleiche optimiert oder neu abgeschlossen werden.
  • Durch die dargestellte Organisationsstruktur können wir als Hanse Quartiersmanagement GmbH die bestmögliche Verknüpfung aller kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Themen zusichern. Es steht dem Auftraggeber jedoch frei, für einzelne Leistungen auch Drittfirmen zu beauftragen oder durch den Quartiersmanager beauftragen zu lassen.
Gewährleistungsmanagement

Überprüfung und Verfolgung von Gewährleistungsmängeln, Schadensaufnahme und -meldung sowie Ersatzvornahmen.

  • Gerade bei Neubauobjekten ist das Gewährleistungsmanagement einer der wichtigsten Bestandteile des laufenden Betriebes. Diese Managementaufgabe bezieht sich auf die Schadensaufnahme, die Beurteilung des Schadens, die fachlich korrekte Meldung des Mangels mit dem Aufgeben entsprechender Erledigungsfristen und der Dokumentation des Mangels anhand von Beschreibungen, Plänen und Fotos.
  • Darüber hinaus besteht natürlich auch die Möglichkeit, über den Auftragnehmer die Ersatzvornahme zu erwirken, denn die Leistungen können innerhalb unseres Hauses auf kurzem Weg ausgeführt oder aufgrund unseres fachlichen Know-hows am Markt angefordert werden.

Enge Betreuung Ihrer Mieter

Als Property Manager sind wir direkter Ansprechpartner Ihrer Mieter, Dienstleister sowie Versorger und legen dabei Wert auf eine schnelle und effiziente Kommunikation. Aus Erfahrung setzen wir insbesondere auf eine enge Betreuung der Mieter, auf Zufriedenheit aller Parteien und nicht zuletzt auch dadurch auf die Kostenoptimierung aller betrieblichen Abläufe.

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